Toggle

心構え

時間との向き合い方|パート① 優先事項を決める【重要度】の考え方

時間との向き合い方|パート① 優先事項を決める【重要度】の考え方

日々刻々と過ぎていく時間とうまく付き合っていく方法があります!

今回は、あなたの頭の中を整理する【 重要度 】を優先する考え方について考えていきましょう。

緊急中毒( 緊急事項を探し出し、常に緊急事項を探し出すようになること )にならないために、どういった活動にフォーカスすればよいのでしょうか。

その答えは 【 時間管理のマトリックス 】 にあります。

私はこの 時間管理のマトリックス を、毎朝デスクの前のホワイトボードに書き込んでいます。

その日一日の動きに間違えが起こらない様にする為でもありますし、何より時間に限りがある一日をより効率よく動く為に、起業前の4年前から日々の習慣として実施しています。

無駄な時間を使ってしまう 緊急中毒 に注意していく為に 時間管理のマトリックス を活用するようになってから、時間に追われるストレスが軽減し何事に対しても効率よくこなせるようになってきました。

では、 時間管理のマトリックス とは一体何なのでしょうか?

今回はそんな 時間管理のマトリックス の説明と、活用方法の2つを解説していきましょう!

231-1
このマトリックスは、事項を【 緊急度 】【 重要度 】で切り分け、四つの領域に切り分けています。

典型的な 緊急中毒者 は、第1領域 と 第3領域 にばかりフォーカスしてしまっている場合が多いのです。

例えば・・・

緊急 緊急ではない

第 1 領域

  • 危機や災害、事故、病気
  • 締め切り直前のタスク
  • クレームへの対応
  • 自分がファシリテートする会議のとりまとめ

第 2 領域

  • 人間関係作り
  • 予防行為
  • 最新再生(自分を磨くこと)
  • 準備や計画
  • 適度な息抜き





第 3 領域

  • 無意味な電話やメールへの対応
  • 突然の来訪
  • 多くの会議
  • 無意味な接待や付き合い
  • 多くの報告書

第 4 領域

  • 暇つぶし
  • 長時間、必要以上の息抜き
  • だらだらとした電話
  • 世間話
  • その他無意味な活動

このマトリックスにしたがって私たちの活動を見てみると、普段の活動・行動がいかに緊急という基準で行動しているかがわかると思います。

しかし、私たちにとって本当に重要な活動は、
「 緊急ではないが重要な 」 第2領域活動 にあります。

少し考えればわかることですが、
第1領域にある 締め切り直前のタスク といった活動は、第2領域の 周到な準備と計画 を怠った結果であると言えます。

つまり第2領域へのフォーカスが、第2領域の事項を減らすことに繋がるということができます。

有名な博士の言葉を借りれば、「 第1領域へ時間を割くことは避けられないが、第2領域へ時間を割くことによって減らすことはできる 」 のです。

『 緊急事項 』 は、私たちにいつ何時も向こうからやってきます。
例えばオフィスに鳴り響く電話や、飛び込み営業マンへの対処、やっと仕事ができるとPCに向かったら、宅配便が届きます。
入り口へ向かい、サインをしなければなりません。

しかし困ったことに大きな目標のための行動や、ボランティア活動への参加、自分を鍛えるためにジムへ通うといった 『 緊急ではないが重要な事項 』 は我々に働きかけてきません。

ある著名人が、シティバンクの社員に対し研修していたとき、彼らが 「 本を読む 」 ことを 「 重要事項 」 だと知りながら実行しないことを知り、理由を尋ねたそうです。
長い沈黙のあと、ひとりが答えました。 「 本は私たちに 『 読みなさい 』 といってこないからです 」

下記の話は、その有名な博士が研修で体験した実話です。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

あるショッピングセンターを研修していたときのこと、課題は満場一致で 「 テナントの店長たちと人間関係を築くこと 」 であった。この活動はお分かりの通り 第2領域。
しかし彼らは電話や会議、雑事といった 第1領域 と 第3領域 に振り回されていた。

そこで彼らは自己リーダーシップを発揮し、今までの4倍の時間 ( =勤務時間の20% ) をテナントの店長・スタッフとの関係作りに時間を割くことを決意!

そして 1年半の歳月をかけて、実現した。

効果は劇的な、興味深いものとなった。
売り上げは急増、彼らはテナントの店長たちにとって良い聞き手となり、トレーナーになりコンサルタントになったのだ。
ショッピングセンター側もテナントの売上が急増し、テナント希望者の増加に対して大きな満足を得ることが出来た。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

皆さんはいかがでしょうか?

第2領域 に時間を割くことは出来ていますか?

この考え方は、あなたが本当に重要としている事項の優先順位を決める大きな手助けになることでしょう

あなたにとっての 第2領域活動 をしっかり考えて、
起業に必要な優先事項を決める【重要度】の考え方を、もう一度振り返ってみましょう。

次回は、重要事項の順序を決める【スケジュール】の作り方 について詳しく解説していきましょう!

The following two tabs change content below.
髙野陽平
株式会社セブンプラス代表取締役 1980年東京都生まれ。 幼い頃からボーイスカウトと水泳で育ったアウトドア大好き少年は、遊びのアスリートを目指しカメラマン、店舗内装、広告業、WEB制作業を経て、海の家や飲食店などの経営や海外就労を経験。 さらにその後、営業の原点を学ぶべく株式会社光通信を経て、独立願望の強い仲間を率いて株式会社セブンプラスを設立。 趣味は、スキューバダイビング、アウトドア、海外旅行、アイデア発案。 特技は、アクセサリー作り、DIY、プランニング、英会話。
Return Top